REKLAME
Når medarbejderne skal til kursus, virksomhedsbesøg, messe eller teambuilding uden for den normale arbejdsplads, fylder dagens program som regel mest i planlægningen. Lokalet bliver booket, forplejningen aftalt, og invitationen sendt ud. Først bagefter dukker et mere lavpraktisk spørgsmål op: Hvordan kommer alle egentlig frem?
For en mindre gruppe ender løsningen ofte med, at medarbejderne tager hver sin bil. Det kan fungere fint, men det betyder også flere adresser i GPS’en, koordinering af samkørsel, forskellige ankomsttidspunkter og måske begrænset parkering ved destinationen.
I andre situationer kan det være mere enkelt at leje minibus med chauffør og lade gruppen begynde dagen samme sted. DL Bustransport tilbyder netop minibusser til blandt andet firmaarrangementer og konferencer og har forskellige størrelser, så køretøjet kan vælges efter gruppens omfang og behov.
Det interessante er ikke alene, om en minibus kan køre medarbejderne fra A til B. Det er, hvordan transporten kan indgå som en planlagt del af arbejdsdagen i stedet for at være den opgave, alle selv skal løse.
En fælles afgang gør dagens logistik mere overskuelig
Forestil dig en gruppe på 12 kolleger, som skal på kursus 80 kilometer fra arbejdspladsen. Hvis alle selv kører, kan dagens første halve time hurtigt bestå af beskeder om trafik, parkeringsmuligheder og spørgsmål om den rigtige indgang.
Med en fælles afgang bliver der i stedet ét tidspunkt og ét mødested at kommunikere.
Det kan især være nyttigt, når dagens program begynder på et bestemt tidspunkt, eller når gruppen skal besøge flere steder. Skal medarbejderne først til en virksomhed, senere til en kursuslokation og til sidst videre til middag, bliver transporten hurtigt en større koordinationsopgave, hvis flere biler skal følges ad.
En minibus med chauffør kan planlægges med flere stop, hvis behovet er aftalt på forhånd. Dermed kan arrangøren fokusere på dagens indhold frem for løbende at sikre, at alle biler har fundet samme adresse.
Det er værd at få nogle praktiske detaljer på plads allerede ved bookingen:
- hvor mange personer der skal med
- præcise adresser for afhentning og destination
- ønskede afgangs- og hjemkomsttidspunkter
- eventuelle stop undervejs
- hvor meget bagage eller udstyr gruppen medbringer
- om dagens program kan forskyde hjemrejsen.
Især det sidste punkt kan være vigtigt ved firmadage. Et program slutter ikke nødvendigvis præcis på det klokkeslæt, der stod i den første invitation, så det er bedre at drøfte tidsplanen tidligt end at opdage undervejs, at transporten er bestilt for stramt.
Vælg størrelse efter både mennesker og det, de tager med
En minibus vælges naturligt efter antallet af passagerer, men sædeantal fortæller ikke hele historien. En gruppe, der kun medbringer jakker og computertasker, har andre pladsbehov end et hold, der tager udstyr, messestande eller større bagage med.
DL Bustransport beskriver blandt andet kompakte minibusser med 8-12 sæder, standardmodeller med 13-16 sæder og større minibusser med op til 17-20 sæder. På target-siden fremgår det også, at køretøjerne kan have dedikeret bagageplads, Wi-Fi og ladeporte.
Det giver god mening at vælge med lidt luft frem for kun at tælle sæder. Hvis alle pladser er optaget, og hver deltager samtidig medbringer en større taske, kan en model, der på papiret matcher gruppens størrelse, blive mindre praktisk end forventet.
Ved længere transport kan komforten også få større betydning. En 20 minutters tur til et lokalt arrangement stiller andre krav end to timer til en konference i en anden landsdel. Her kan arrangøren med fordel beskrive både rejsetid og gruppens behov i stedet for blot at bede om “en minibus til 14 personer”.
Det samme gælder, hvis medarbejdere skal samles op flere steder. To strategisk valgte opsamlingspunkter kan i nogle tilfælde være mere praktiske end én fælles afgang fra virksomhedens adresse, men det bør planlægges som en del af ruten og ikke improviseres på dagen.
Transporten kan give arbejdsdagen en bedre begyndelse og afslutning
Fælles transport ændrer også selve rytmen omkring et virksomhedsarrangement. Dagen begynder ikke først, når alle har parkeret ved kursusstedet. Gruppen er samlet allerede undervejs.
Det betyder ikke, at busturen nødvendigvis skal fyldes med præsentationer og arbejdsopgaver. Tværtimod kan transporten være et naturligt mellemrum mellem den almindelige arbejdsdag og det program, der venter. Kollegaerne kan tale sammen på tværs af afdelinger, få praktiske informationer om dagen eller ganske enkelt læne sig tilbage, mens en chauffør tager sig af kørslen.
På hjemturen kan værdien være en anden. Efter en lang kursusdag, messe eller firmaaktivitet er der ikke behov for at koordinere, hvem der kører med hvem, og hvor bilerne blev parkeret. Gruppen kører tilbage til det aftalte sted, og transportopgaven er afsluttet sammen med resten af dagen.
Det gør ikke en minibus til den rigtige løsning ved ethvert arrangement. Hvis fire medarbejdere skal til et møde få kilometer væk, kan en almindelig bil naturligvis være enklere. Men jo større gruppen bliver, jo længere turen er, og jo flere stop der indgår, desto mere relevant bliver det at betragte transporten som en fælles opgave.
Det er i virkeligheden samme princip, som gælder for resten af en velplanlagt firmadag: De praktiske detaljer fungerer bedst, når nogen har taget ansvar for dem på forhånd. Når rute, tidspunkt, gruppestørrelse og pladsbehov er afklaret, behøver medarbejderne ikke hver især løse transporten ved siden af dagens egentlige formål.
Så bliver minibussen ikke blot et køretøj mellem to adresser, men den praktiske ramme, der sørger for, at gruppen kan begynde og slutte dagen samlet.
